En la actualidad, optimizar la gestión de usuarios es fundamental en todas las empresas que desean aumentar su productividad y disminuir los errores humanos que pueden cometerse llevando a cabo la gestión de forma manual. El uso de un programa de gestión eficiente es fundamental, pues de este depende la consecución de una mayor eficacia, flexibilidad y fluidez en el trabajo.

Por todo ello y la consiguiente mejora de los resultados de la empresa, resulta ventajoso  optimizar la gestión de usuarios. Las principales ventajas son:

• Se minimizan costes, sobre todo en material de oficina.
• Se minimizan los errores humanos.
• Se mejora la comunicación entre empleados, asegurando que la información llegue completa a la persona indicada.
• Aumenta la velocidad de ejecución, y como consecuencia la productividad del personal.
• Posibilita el seguimiento de todas las gestiones, operaciones, procesos y tareas que realizan los empleados de la empresa.
• Permite controlar los resultados en tiempo real, ya que todos los datos se encuentran actualizados.
• Se reduce el impacto ambiental negativo, debido a la disminución del uso de papel.
• Aumenta la calidad de los comentarios, siendo estos más veraces, objetivos y abiertos.
• Se eliminan tiempos entre actividades.
• Permite la utilización de una o varias plataformas sin que los empleados tengan que memorizar lo que deben hacer o utilizar.
• Se estandarizan las operaciones y se optimizan los procesos de las mismas.

Como hemos comentado anteriormente, es importante contar con un sistema eficiente que ofrezca las mejores soluciones posibles. Necesitas saber qué deberías tener en cuenta para optimizar la gestión de usuarios:

• Conocer todos los procesos y tareas.
• Medir los tiempos utilizados en cada tarea.
• Analizar todos los aspectos del proceso que puedes simplificar, reducir o, incluso, eliminar.
• Apoyarte en un software o en diferentes aplicaciones que faciliten este trabajo y se puedan interconectar entre sí.

Optimizar la gestión de usuarios es mecanizar aquellas comunicaciones, tareas o procesos que sueles realizar a diario para que tus clientes puedan disfrutar del servicio satisfactoriamente.

Dicha optimización se puede llevar a cabo a través de diferentes software o programas de gestión, como ISP Gestión. Estos están diseñados principalmente con el objetivo de agilizar los procesos y gestiones de las empresas que los utilizan. Por ello es interesante saber cómo se produce la automatización en ellos y qué conviene automatizar.

En primer lugar, y para conocer mejor a tus clientes, es muy importante que los datos de los mismos se encuentren en tu programa de gestión: Nombre y apellidos, Dirección, Teléfono de contacto, Correo electrónico, etc.

Es necesario que contenga un apartado con los datos de facturación, pues deberás saber si tus clientes pagarán al contado o por el banco. Y en el último caso, cuál será su domiciliación bancaria.

Para poder realizar la facturación de una forma mucho más sencilla, conviene que todos tus servicios y tarifas puedan crearse en tu programa de gestión. Pues de esta forma sabrás qué servicios han contratado tus clientes y todos los datos relacionados con el contrato, incluido el precio de los servicios. De esta forma, realizar la facturación es muy simple y solo tendrás que seguir los pasos convenientes para hacer lo que manualmente consumiría muchísimo tiempo para el departamento de administración.

Además de la facturación, este tipo de programas para optimizar la gestión de usuarios te permiten realizar albaranes y pedidos en cuestión de minutos, lo cual resulta bastante eficiente y útil para que todas las transacciones con tus clientes y proveedores queden registradas en él.

Destacar también la automatización de tareas de los diferentes departamentos para solventar las incidencias de tus clientes o las tareas pendientes. Es un punto importante porque la comunicación es mucho más rápida y la pérdida de información será mínima. Imagina que todos tus empleados tuvieran miles de anotaciones sobre las gestiones que deben realizar para solucionar los problemas de tus clientes o las tareas que deben realizar para que tu empresa de telecomunicaciones funcione perfectamente. Sin un seguimiento arduo sería totalmente imposible que todas ellas se llevasen a cabo en el momento oportuno y de forma adecuada.

Una de las ventajas de optimizar la gestión de usuarios, es tener disponible toda la documentación en tu software, eliminando prácticamente el papel. A parte de reducir los gastos relacionados con el material de oficina, podrás olvidarte de tener carpetas con miles de papeles que probablemente nadie vuelva a utilizar.

Por último, aquellas empresas que utilicen software con versiones más avanzadas podrán realizar campañas de publicidad y marketing, pudiendo hacer un seguimiento de las mismas y analizar la repercusión que estas han provocado en sus clientes.

En resumidas cuentas, automatizar la gestión de usuarios te permitirá ser mucho más eficiente, minimizar costes y, sobre todo, disminuir los fallos que manualmente son difíciles de apreciar.